Telefonische „Öffnungszeiten“

Ein Problem, welches Solo-Selbständige wie auch kleine Firmen haben: wie halten wir es mit der telefonischen Erreichbarkeit.

So gerne man auch möglichst umfassend für einen längeren Zeitraum am Tag erreichbar sein will, wird es da immer wieder Probleme geben – man nimmt an einer Schulung teil, man ist bereits in einem Telefonat, man hat einen beruflichen (oder auch privaten) Termin, vielleicht möchte man auch schlicht und ergreifend mal konzentriert an etwas arbeiten (für mich kann ich sagen: gerade beim Programmieren ist ein klingelndes Telefon ein wahrer „Killer“, das braucht lange bis man danach wieder in die aktuelle Problemstellung eintaucht – und jederzeit kann das Telefon wieder klingeln).

Alles Faktoren, die bei begrenzt möglichen Personaleinsatz dafür sorgen, dass ausgedehnte telefonische Sprechzeiten eher sowieso nicht eingehalten werden können bzw. man relativ regelmäßig trotz eigentlich vorgesehener telefonischer Erreichbarkeit halt nicht erreichbar ist.

Und sind wir mal ehrlich: Das wenigste muss per Telefon, vieles ist per E-Mail sogar effektiver (wenn ich für den Kunden erst etwas recherchieren muss, evtl. Log-Dateien überprüfen oder ähnliches kann der Kunde lange in der Telefonleitung warten, ohne dass sich etwas tut – hilft uns beiden nicht, denn mit telefonischem Druck bin ich sicher nicht schneller). Natürlich gibt es im Gegenzug auch Dinge, die besser telefonisch zu klären sind (eh man sich jetzt einen Berg von Mails hin- und herschreibt ist es sicher besser, mal zum Hörer respektive in meinen Fall Headset zu greifen)

Wie kann man das lösen? Nun, klar bestände die Möglichkeit ein Callcenter dazwischenzuschalten. Damit wäre sogar eine 24/7 Erreichbarkeit rund um die Uhr realisierbar, alles nur eine Frage des Preises. Ich habe da sogar mal eine Zeitlang mit herumexperimentiert. Allerdings: wirklich inhaltlich helfen können die auch nicht, dem Grunde nach ist das nur ein etwas besserer Anrufbeantworter. Außerdem macht es den persönlichen Kontakt, der mir ja gerade durchaus wichtig ist, wieder etwas unpersönlicher. Last but not least (und ja, ich weiß, dass das sicher auch Callcenter gibt, auf die das nicht zutrifft): so richtig wohl fühle ich mich mit den üblichen Arbeits- und Gehaltsbedingungen in Callcentern eher nicht. Das möchte ich nicht unterstützen und ist daher für mich eher keine Lösung.

Ich habe mich dazu entschlossen, meine telefonischen Öffnungszeiten durchaus deutlich zu reduzieren, in der Hoffnung sie dann auch regelmäßiger einhalten zu können (übrigens: Arbeiten tue ich in der Regel deutlich vor Beginn der Öffnungszeit und auch noch deutlich nach Ende der Öffnungszeit – es gibt da tatsächlich Leute, die glauben, man ist auch nur dann im Büro).

Statt bisher Montag bis Freitag von 10 bis 17 Uhr in Zukunft Montag bis Donnerstag (ja, ein kompletter Tag gar nicht) von 10 bis 15 Uhr. Dabei habe ich geschaut, wann denn die meisten Leute hier anrufen und wo ich somit Zeit für telefonfreie Aktivitäten gewinnen kann – durchaus auch im Sinne der Kunden, ein Projekt, an dem ich konzentriert arbeiten kann, wird schneller fertig sein (wie gesagt, das hat nichts mit „Freizeit“ außerhalb dieser Zeiten zu tun). Natürlich ist es auch weiterhin möglich, außerhalb dieser Zeiten einen „Telefontermin“ zu vereinbaren, ebenso werde ich natürlich auch weiterhin ein Telefonat anbieten, wenn ich sehe, dass sich etwas eher weniger für E-Mail eignet oder sich eine Mail-Konversation „festfährt“.